Diante uma queda nas vendas, é normal empreendedores procurarem formas de como reduzir as despesas da empresa. Mas apenas cortar não é a melhor solução. 

Por exemplo, um hotel de quatro estrelas não tem os mesmos custos de um hotel de cinco estrelas. O cliente tem expectativas de serviço com base no que ele paga, e por isso, antes de qualquer proposta de redução de custos, a primeira coisa é se colocar no lugar do cliente.  

E se você acha que a redução afetará o nível de qualidade percebido pelo cliente para seu produto ou serviço, é melhor não executar. Afinal, isso poderá comprometer ainda mais a percepção que o público tem da sua empresa, afetando ainda mais suas vendas. 

Conheça a estrutura de custos 

O primeiro de tudo antes de reduzir despesas é saber qual é a sua estrutura de custos. O que vai depender da sua atividade e modelo de negócio.  

Mas, você sabe por que é tão importante conhecer essa distribuição? Porque só assim saberemos qual a relação que existe entre o nosso nível de produção (unidades físicas ou quantidade de clientes) e o volume de despesas. 

Por exemplo, em um restaurante, a maioria das despesas são fixas (principalmente pessoais e locais) e o restante é variável dependendo do consumo de alimentos e bebidas.  

Os primeiros não variam com o maior ou menor número de clientes, mas os segundos sim. Então é mais fácil reduzir o custo das bebidas quando vendemos muitas e por isso fazemos mais compras do fornecedor, pois ele pode nos dar um preço melhor. 

Custos diretos e indiretos 

Outra forma de analisar a estrutura de custos é diferenciar entre diretos e indiretos. Basicamente a diferença entre as despesas que estão incluídas para produzir o produto e aquelas que são usadas para uma grande variedade de produtos. 

Voltando ao caso do restaurante, o custo direto em um refrigerante seria a própria bebida, o gelo e a fatia de limão. Enquanto o garçom ou o copo seriam um custo indireto, pois são utilizados em outras bebidas.  

Para entender melhor, se você fabrica um produto, a maioria das despesas serão diretas e, portanto, serão variáveis e dependerão da quantidade que você produzir para vender. 

Se você prestar um serviço, a maioria das despesas serão indiretas e, portanto, serão fixas sem depender do número de clientes que você possui. 

No caso das empresas comerciais, são uma mistura das duas anteriores, pois se venderem um produto físico terão uma parte importante das despesas diretas para as compras do referido produto. 

Uma vez que tenhamos clareza sobre nossa estrutura de despesas, devemos levar em consideração em que estágio nosso negócio está, pois a estratégia será diferente. 

Medidas para reduzir as despesas da sua empresa 

Agora sim, vamos começar com as medidas que você deve tomar para reduzir as despesas do seu negócio. 

Vamos ver medidas concretas para que você possa reduzir gastos em uma empresa, seja ela de serviços ou uma fabricante de produtos. 

Todas as empresas possuem uma estrutura de custo mínimo que não pode ser reduzida sem afetar a qualidade percebida pelo cliente. Estrutura em função do modelo de negócio escolhido, com base na qualidade e no tipo de cliente que se pretende atingir.  

E que esta estrutura também pode ser classificada de várias formas, por exemplo distinguindo entre custos fixos e variáveis. 

Dependendo de como as despesas se comportam com base nas vendas. Pois bem, uma vez que você saiba identificar os principais tipos de custos, que saiba qual é sua estrutura, e que tenha identificado o estágio em que seu negócio se encontra, você pode começar a aplicar as medidas propostas abaixo: 

Empresa que fabrica produtos 

• Melhore a gestão de compras centralizando-as, exigindo descontos em troca de pagamento antecipado e buscando periodicamente novos fornecedores. 
• Melhore o processo de fabricação, produzindo a quantidade certa a ser fornecida sem ter que armazenar, reduzindo sobras de produtos, redesenhando o processo para evitar movimentos e operadores que agregam pouco valor, reduzindo tempos de preparação e minimizando paradas de máquinas. 
• Aperfeiçoe a gestão dos produtos acabados, evitando o armazenamento antes do embarque, reduzindo as devoluções, melhorando a economia e a gerenciabilidade das embalagens e embalagens, e melhorando a logística interna e externa. 

Empresa prestadora de serviços 

• Melhore a comunicação interna, use novas tecnologias para se comunicar, reduza os níveis hierárquicos para permitir uma comunicação mais rápida e fluida e elimine divisões entre departamentos. 
• Procure ter melhor satisfação dos colaboradores ao apoiar a conciliação trabalho-família, adapte o trabalho à pessoa, incentive a participação e favoreçam um bom ambiente de trabalho. 
• Melhore a produtividade dos funcionários, ofereça remuneração de acordo com responsabilidades e resultados, implemente sistemas de trabalho remoto que permitam trabalhar e compartilhar arquivos de qualquer lugar e evite reuniões presenciais de mais de uma hora que implicam em um alto custo de pessoal interno. 

Invista na tecnologia 

Reduzir despesas em uma empresa é algo que exige um trabalho constante, mas não é tão difícil quanto parece.  

Aposte no acompanhamento das contas da sua empresa para poder avaliar e realizar um plano de acordo com os seus interesses. Conseguir isso aumenta visivelmente os benefícios. 

Uma solução também bastante interessante é terceirizar a gestão financeira do seu negócio. Com uma equipe qualificada cuidando das suas contas, será mais fácil perceber problemas, pontos que podem ser cortados, e locais onde é possível otimizar os custos.